14 Βασικές Συμβουλές για να Προλάβετε μια Προθεσμία

1. Ενδιαφερθείτε για τις προθεσμίες. Πολλοί είν’ εκείνοι που τις βλέπουν χαλαρά, αλλά αυτό είναι το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε. Πρέπει να είστε συνεπείς στις προθεσμίες σας, και να τις έχετε ωςπροτεραιότητα. Δείτε το σπάσιμο μιας προθεσμίας, σαν θανάσιμο αμάρτημα στο βιβλίο εργασιών σας. Μόλις κάνετε αυτό το βήμα, όλα τ’ άλλα θα γίνουν.

2. Κάντε μια λίστα με έργα και προθεσμίες. Αν ενδιαφέρεστε για τις προθεσμίες, θα τις γράψετε κάπου απ’ όπου θα μπορείτε να τις τσεκάρετε διαρκώς για να ξέρετε τι πρέπει να παραδώσετε και πότε. Εγώ χρησιμοποιώ μια λίστα στο διαδίκτυο, αλλά εσείς μπορείτε να τα γράψετε και στο χαρτί. Το τι θα χρησιμοποιήσετε δεν παίζει ρόλο, αρκεί να το κάνετε.

3. Ζητήστε ξεκάθαρες προθεσμίες. Μιλήστε με τον πελάτη σας για να σιγουρευτείτε οτι έχετε καταλάβει και οι δύο τα ίδια για την προθεσμία του έργου, για την ώρα και την ημέρα (υπολογίζοντας και τη διαφορά ώρας σε κάποιες περιπτώσεις). Αν η προθεσμία δεν είναι ξεκάθαρη, δε θα μπορείτε να την τηρήσετε. Αν ο πελάτης δεν σας δώσει κάποια προθεσμία, πρέπει να του ζητήσετε να το κάνει.

4. Βάλτε δικλείδα ασφαλείας. Καλό είναι να βάλετε μια δικλείδα ασφαλείας για την προθεσμία σας. Για να δείτε πόσο χρόνο θα σας πάρει, κόψτε την σε μικρότερα κομμάτια (δείτε παρακάτω). Αν δεν ξέρετε πόσο χρόνο θα χρειαστείτε για κάθε κομμάτι, σπάστε την σε ακόμα μικρότερα μέρη. Και στο χρόνο που υπολογίζετε για κάθε κομμάτι, προσθέστε επιπλέον κι ένα μικρό διάστημα ασφαλείας. Μετά προσθέστε τους χρόνους για όλα τα κομμάτα κι έχετε φτιάξει το δίχτυ ασφαλείας σας. Αυτό σας αφήνει περιθώριο για κάποια καθυστέρηση κι αν τελειώσετε νωρίτερα, ο πελάτης θα χαρεί.

5. Καθορίστε το αποτέλεσμα. Πρέπει να συμφωνήσετε με τον πελάτη για το τι ακριβώς θέλει. Μην παραλείψετε αυτό το βήμα γιατί αργότερα θα το μετανοιώσετε. Αν παραδώσετε ένα έργο που δεν είναι αυτό που ήθελε ο πελάτης, θα πρέπει να κάνετε επιπλέον δουλειά, άρα θα χάσετε την προθεσμία σας. Αν δεν είστε απολύτως σίγουροι για το τι ακριβώς πρέπει να παραδώσετε, ρωτήστε τον πελάτη σας μέχρι να το ξεκαθαρίσετε.

6. Σπάστε το έργο σε μικρότερα κομμάτια. Είναι μια συμβουλή για κάθε δουλειά, απλά γιατί λειτουργεί. Μην προσπαθείτε να κάνετε όλο το έργο με τη μια. Ολοκληρώστε ένα κομμάτι τη φορά. Και πάλι, αν θέλετε να χωρίσετε ένα έργο σε κομμάτια, καθορίστε το χρόνο που θα χρειαστείτε για το καθένα. Κάθε κομμάτι πρέπει να είναι τόσο μικρό που να σας παίρνει μια ώρα ή λιγότερο για να το τελειώσετε, ώστε να μην είναι κουραστικό.

7. Ασχοληθείτε με το πρώτο βήμα. Τώρα που χωρίσατε το έργο σε μικρότερα βήματα, ασχοληθείτε μόνο με το πρώτο κι αφήστε τα υπόλοιπα. Δώστε όλη σας την προσοχή στο πρώτο βήμα και ξεκινήστε. Μόλις το τελειώσετε θα νοιώσετε μεγάλη ικανοποίηση που θα το σβύσετε απ’ τη λίστα σας. Μετά συγκεντρωθείτε πάνω στο επόμενο.

8. Μην κάνετε τίποτε άλλο. Όταν δουλεύετε σε κάποιο βήμα, μην βάζετε κι αλλες δουλειές που πρέπει να γίνουν σ’ εκείνο το διάστημα. Αν δεν μπορείτε να αφιερώσετε αποκλειστικό χρόνο σε κάτι τόσο σημαντικό, τότε δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε κάτι τόσο σημαντικό. Όποιος κι αν είναι ο τρόπος που δουλεύετε την υπόλοιπη μέρα, βρείτε μια ώρα που θ’ ασχοληθείτε αποκλειστικά με κάθε βήμα του έργου που έχετε να παραδώσετε. Δείτε το σαν το ραντεβού στο γιατρό. Δε γίνεται να το χάσετε.

9. Βάλτε ημέρα έναρξης και ολοκλήρωσης κάθε βήματος. Όταν χωρίζετε ένα έργο, δώστε ημερομηνία έναρξης και ολοκλήρωσης σε κάθε βήμα, για να έχετε πλήρη έλεγχο της εξέλιξής του και να βλέπετε ανά πάσα στιγμή αν είστε εντός ή εκτός χρονοδιαγράμματος. Αν ξέρετε πότε πρέπει να ξεκινήσει και να τελειώσει κάθε βήμα, είστε πάντα σε καλό δρόμο.

10. Δείξτε κάθε σας βήμα. Μόλις ολοκληρώσετε ένα βήμα, στείλτε το στον πελάτη σας, αν γίνεται. Φυσικά δε θα είναι σαν το τελικό έργο, αλλά έτσι δείχνετε οτι προχωράτε, οτι είστε εντός προθεσμίας και θα έχετε και τη γνώμη του πελάτη σας. Καλύτερα να ξέρετε απ’ την αρχή αν κάτι πάει λάθος, παρά να το μάθετε στο τέλος.

11. Μην υπόσχεστε πολλά. Ένας από τους κυριότερους λόγους για το χάσιμο μιας προθεσμίας, είναι γιατί κάποιος δεσμεύεται για περισσότερα απ’ αυτά που μπορεί να καταφέρει. Μάθετε να λέτε όχι, αν δεν μπορείτε να δεσμευτείτε οτι θα τελειώστε ένα έργο στα περιθώρια που σας δίνονται.

12. Μάθετε απ’ τα λάθη σας. Αν χάσετε μια προθεσμία, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τι πήγε στραβά και πώς μπορείτε να το αποφύγετε στο μέλλον.

13. Ξενυχτίστε. Αν δεν κάνατε σωστό προγραμματισμό, ή απλά καθυστερήσατε και είστε μπροστά σε μια πιεστική προθεσμία, κάντε ότι είναι δυνατό για να την προλάβετε. Ξενυχτίστε και δουλέψτε όσο περισσότερο μπορείτε.

14. Διαπραγματευτείτε μια δεύτερη προθεσμία. Αν δε γίνεται να προλάβετε την προθεσμία σας με κανένα τρόπο (μάλλον υποσχεθήκατε πολλά), επικοινωνήστε με τον πελάτη σας και διαπραγματευτείτε για μια δεύτερη προθεσμία. Είναι πολύ καλύτερο από το ν’ αφήσετε την προθεσμία να λήξει χωρίς καμία επικοινωνία. Σιγουρευτείτε οτι θα κρατήσετε τη δεύτερη προθεσμία με κάθε τρόπο. Δυό χαμένες προθεσμίες είναι μεγάλο πλήγμα για τη φήμη ενός ελεύθερου επαγγελματία.

Πηγή: business.tutsplus.com